La crise sanitaire a encouragé plus largement les entreprises à expérimenter de nouvelles formes de travail et d’occupation des espaces, telles que le travail à distance, le mode hybride ou le flex office.
Pour offrir les meilleures conditions aux collaborateurs, ces pratiques doivent être envisagées avec les bons outils. Optimiser les surfaces locatives grâce au desk sharing, oui, mais avec un minimum d’organisation !
Comment choisir un outil de Desk Booking ?
Un système de réservation de bureaux (desk booking) va permettre aux employés de réserver en toute autonomie un bureau à l’emplacement et à la date de leur choix. Un bon outil va permettre de limiter le stress lié à l’incertitude (vais-je être près de Julien, mon collègue préféré ? ai-je un intérêt à venir sur site si la majeure partie de mon équipe est en télétravail ?) et d’organiser souplement le travail en équipe. Finie l’errance matinale en quête d’un bureau inoccupé.
Plusieurs solutions existent sur le marché aujourd’hui. Toutes incluent une interface d’administration ou Workplace management permettant de définir les « règles du jeu » en fonction de la politique de télétravail de l’entreprise. Toutes permettent également de monitorer le taux d’occupation des locaux et d’en sortir des statistiques.
En termes de prix, compter entre 2€ et 5€ par utilisateur et par mois. Certains outils nécessitent, en plus de l’abonnement mensuel ou annuel, d’acheter une licence, une formation, ou un setup unitaire de l’outil. Certains sont plus chers car plus complexes ou sur mesure. La plupart proposent un tarif dégressif selon le nombre d’utilisateurs actifs.
Certains outils vont permettre de déclarer les jours de télétravail et l’endroit où l’on sera (chez soi, en formation, en congé, en centre de coworking…). Au-delà de la pure réservation du poste de travail, ils constituent de véritables outils RH.
Parmi les différences notables entre les solutions proposées, il y a également la possibilité de choisir son poste de travail sur plan. Les outils qui ne l’autorisent pas permettent en revanche de réserver un desk dans une zone précise, ou un quartier de l’étage.
Pour vous guider dans votre choix, nous nous sommes livrés à un petit exercice de comparatif.
SEMANA permet de gérer le temps et l’espace à la journée ou demi-journée. Office managers et responsables RH peuvent définir les règles depuis l’espace d’administration. L’outil s’intègre aux plateformes collaboratives et aux logiciels RH.
Le + : Assistance par chat
Le – : Pas de possibilité de réserver pour un collègue
Clairement tourné vers le maintien du lien pour ramener l’expérience sociale et encourager les interactions entre collaborateurs, Flexteam incite les équipes à revenir sur site.
Le choix du bureau sur plan est en cours de développement.
Le + : Le support de communauté
Le – : Pas de possibilité pour un manager de réserver pour son équipe
Cette marque britannique est la doyenne de la liste (née en 2006).
Il permet de réserver un bureau pour un collègue, ou pour l’ensemble de son équipe quand on est manager, mais n’offre pas de service d’assistance par chat.
Le + : Possibilité de réserver des salles de réunion
Le – : Ne permet pas la planification du télétravail
Comme Condeco, cet outil suisse est issu de la technologie utilisée pour réserver des salles de réunions. Il bénéficiera comme les autres d’une application Smartphone en novembre 2021.
Le + : Recommandé par Microsoft
Le – : Ne permet pas la planification du télétravail
Développé en Lituanie, TableAir s’adresse tout particulièrement aux PME qui n’ont pas besoin d’une usine à gaz mais plutôt d’un outil clé en main, d’où le fait qu’il ne soit pas interfaçable avec les logiciels RH ou les plateformes collaboratives.
Le + : Flexible et adaptable
Le – : Pas d’assistance par chat
S’adressant à un public de PME, Coworklib est le seul outil avec Café qui ne permet pas le choix de son bureau en plan (Flexteam va bientôt le proposer).
La réservation de salles de réunion sera disponible à partir de novembre 2021. L’intégration aux logiciels RH et aux plateformes collaboratives est en option.
Le + : Prix bas, outil idéal pour les entreprises de moins de 400 utilisateurs
Le – : Pas de réservation de bureau en plan
Au-delà d’un outil de desk booking, Hubtobee permet de monitorer la desk occupancy en temps réel avec des capteurs de présence. Hubtobee, c’est aussi une application de gestion des déplacements professionnels qui s’interface avec le desk booking.
Le + : Le plus complet, utilisé par Rakuten ou Vestiaire collective
Le – : Prix légèrement plus élevé que les concurrents
Cet outil, créé en France en 2016, est conçu pour convenir aussi bien à des PME qu’à des ETI ou des Grands Comptes.
Le + : Abonnement parmi les moins chers du marché
Le – : Pas de possibilité de réserver pour un collègue
Comme Flexteam, Café est clairement tourné vers le maintien du lien pour ramener l’expérience sociale et encourager les interactions entre collaborateurs.
En termes de workplace management, il permet le monitoring mais pas de mettre en place des règles restrictives.
Le + : Version gratuite pour les entreprises de moins de 50 utilisateurs
Le – : Pas de réservation en plan, on ne peut réserver que pour soi
Notre conseil pour finir : assurez vous que la prise en main de l’outil sera facile et adaptée à vos collaborateurs. N’hésitez donc pas à le tester. Il est essentiel de choisir un outil qui soit prêt à être déployé au quotidien : plus sa maturité digitale est réduite, plus vous devrez être vigilant quant à l’ergonomie et l’intuitivité d’utilisation.
Nos experts vous accompagnent dans le choix de l’outil le plus adapté à votre organisation et votre environnement de travail. Prenons RDV
