Le développement du télétravail nous incite à revoir le dimensionnement du parc immobilier dont nous avons besoin. Plus de 7 salariés sur 10 sont prêts à renoncer au bureau attitré s’ils peuvent continuer à télétravailler partiellement. L’immobilier est aujourd’hui le deuxième poste de dépense pour l’entreprise après les salaires. Il est donc légitime de chercher à l’optimiser, soit dans l’optique d’absorber la croissance des effectifs en ne prenant pas de surfaces supplémentaires, soit dans le but de diminuer le montant des loyers et charges.
Dans ce webinar de 40mn, nous vous présentons des exemples concrets pour vous aider à mieux quantifier et qualifier vos besoins.
Les conditions d’un passage en flex office.
Le flex office est la condition principale d’une optimisation immobilière.
D’une équation 1 collaborateur = 1 poste de travail, on passe à 1 collaborateur = 0,X poste de travail. Ce taux de 0,X dépend de facteurs tels que le nombre moyen de jours télétravaillés par semaine, la nature sédentaire ou nomade des activités de vos collaborateurs, les objectifs financiers ou encore la culture d’entreprise… En effet, certains consultants vont accepter un taux de 0,3 car ils sont rarement au bureau, et certaines entreprises n’adopteront pas le flex office malgré trois jours de télétravail par semaine car elles estiment que l’attribution d’un poste nominatif est une marque de considération pour le salarié.
Les scénarios immobiliers.
Il existe plusieurs façons d’alléger sa facture immobilière à court ou long terme si vous déployez le flex office.
Si vous avez besoin de réduire rapidement vos coûts, la sous-location peut être une bonne option, spécialement si vos locaux se situent à Paris intramuros. La possibilité de sous-louer est une clause de votre bail, elle est limitée à une surface maximum (exemple : 30%). Vous pouvez également envisager un déménagement si votre bailleur accepte une résiliation anticipée de votre contrat de location, les loyers sont en baisse dans l’ensemble de l’Île-de-France hors Paris intramuros suite à la diminution de la demande.
Si votre entreprise connaît une forte croissance, alors le choix du flex office peut contribuer à sécuriser la montée de vos effectifs au sein du site que vous occupez. Le taux de flex office et le taux de télétravail peuvent évoluer en parallèle de la croissance à condition d’anticiper les conséquences sur l’expérience collaborateur et la culture d’entreprise.
Si toutes vos équipes n’ont pas vocation à travailler dans le même bâtiment, alors le multisites peut s’avérer intéressant. Les outils numériques facilitent le travail distanciel et en cas de nouvelle pandémie, vous n’aurez pas forcément l’obligation de fermer tous vos sites. La location d’espaces de coworking en complément du site principal peut être une bonne alternative au bail classique car moins contraignants et prêts à l’usage. Par ailleurs, les prix de l’immobilier tertiaire en province et le désir de quitter la capitale que pourrait exprimer une partie de vos salariés plaident en faveur de certaines métropoles régionales.
Les critères à prendre en compte lors d’une prise de décision.
Le loyer est loin d’être le seul élément décisif lors du choix d’un scénario immobilier. Les coûts d’exploitation, de maintenance, de remise en état si vous libérez des locaux… impactent également votre budget.
Selon la maturité de votre entreprise vis à vis du flex office et de votre climat social, un accompagnement au changement peut être nécessaire. Il est tout à fait possible de mettre en place un projet pilote de desk sharing avec une ou plusieurs équipes et de prévoir une période de test & learn avant le déploiement général.
Dans le cadre d’un benchmark des solutions qui s’offrent à vous, les simulations d’aménagement en plan sont d’excellents outils pour appréhender les avantages et inconvénients, sur différentes échelles de temps.
La situation sanitaire a engendré une crise de la demande en matière de bureaux. Plus de 60% des entreprises négocient avec leur bailleur en vue d’une résiliation de leur contrat ou d’une révision de leur loyer.
Cependant, pour que votre immobilier soit correctement dimensionné et équipé, il est indispensable de faire des projections sur le moyen terme en tenant compte de l’évolution de vos modes de travail et de votre ADN. En effet, une décision qui répond parfaitement à un besoin d’aujourd’hui peut finir par coûter cher demain.
