La disparition du poste nominatif est avant tout synonyme de nomadisme interne. La notion de territoire individuel laisse place celle de quartiers.
A l’échelle du collaborateur, l’abandon du bureau attitré est compensé par une liberté de choisir son environnement. Tout comme il choisit son lieu de télétravail, le desk sharing lui offre la possibilité de trouver – parmi des espaces aux fonctions et ambiances différentes – celui qui correspond à son activité, à sa personnalité ou à son humeur.
A l’échelle de l’entreprise, si le flex office est correctement adopté, la coopération inter-équipes est boostée et l’intelligence collective encouragée.
Le taux de flex office.
Il s’agit du rapport entre le nombre de postes de travail et le nombre de collaborateurs. Par exemple, un taux de 80% ou 0.8 signifie que le nombre de postes équivaut à 80% des effectifs, soit 1 collaborateur = 0,8 poste de travail. Ce taux doit être discuté avec votre CSE, il ne dépend pas uniquement du nombre de jours télétravaillés par semaine, mais également d’autres éléments comme vos modes du travail, la projection business, ou encore l’évolution des besoins métier.
Dans le cas d’une optimisation immobilière, la diminution de la surface nécessaire n’est pas forcément proportionnelle au taux de flex office, des paramètres tels que l’efficience du bâtiment, le niveau de densité des espaces et leur taux d’occupation entrent en compte.
Une expérience collaborateur à soigner.
Avec le développement du travail distanciel, le rôle du bureau évolue vers plus de collaboration et plus de convivialité. Les espaces dans lesquels les équipes interagissent et se rassemblent sont à privilégier car ils deviennent des destinations et des points de repère pour des travailleurs devenu nomades.
La marque employeur s’exprime davantage dans le design afin que le salarié, moins souvent présent, soit immergé dans un univers incarné, reflet de la vision et des valeurs de l’entreprise.
La fin du bureau nominatif impose que chaque occupant range son plan de travail en partant et laisse peu de place à la personnalisation du poste. Néanmoins, la possibilité de customiser son environnement de travail peut être préservée en invitant les salariés à investir des territoires d’équipes ou des parties communes.
Quelques pièges à éviter.
Vos bureaux peuvent parfois être amenés à accueillir plus d’occupants qu’habituellement. Ces pics de présence ne doivent pas être sous-estimés malgré leur caractère exceptionnel, certains types d’aménagement ou de mobilier permettent d’absorber ce surplus d’effectif momentané.
Si la plupart des salariés n’ont jamais testé ce mode de travail, opter directement pour un taux <0,6 risque de perturber fortement l’organisation, un retour en arrière pourrait être inévitable.
Ne pas inclure les directeurs et managers dans le desk sharing peut poser un problème d’équité et d’exemplarité, il est préférable d’étudier les conditions d’un flex office généralisé.
S’arrêter à l’installation de casiers sans réinterroger le reste de l’environnement ne donnerait pas l’impression au collaborateur de gagner en agilité ou en intelligence collective mais uniquement de perdre leur espace individuel.
Des outils de gestion.
Vous pouvez simplifier la recherche de bureaux libres grâce à des logiciels ou applications tels que Tableair ou Condeco. En se basant sur les plans d’aménagement de vos locaux, ces derniers permettent de trouver facilement un desk disponible et de le réserver à distance via ordinateur ou smartphone. Pour le responsable de site, ces outils sont également utiles pour monitorer le taux d’occupation.
Le mise en place du flex office se réfléchit à l’échelle globale d’un environnement de travail. Autrement la perte du poste nominatif peut être interprétée par les équipes comme une solution palliative à un déficit de surface et non comme une opportunité de transformer les modes de travail. Un accompagnement au changement peut s’avérer nécessaire pour désamorcer certaines résistances. Si le projet concerne plusieurs équipes aux fonctionnements très différents, toutes n’auront pas vocation à adopter le même taux de flex office. Un projet pilote peut être lancé auprès d’une équipe ayant une appétence pour ce type de modèle. Une phase de test & learn précèderait alors le déploiement général.
