Plus d’une cinquantaine d’entreprises ont participé à cette étude. Nous avons interviewé des DRH, des directeurs de l’immobilier et de l’environnement de travail, des office managers, des responsables de l’expérience collaborateur…
Notre premier constat est simple : YOU ROCK !
Les mois qui viennent de s’écouler ont été une véritable mise à l’épreuve pour les acteurs de vos domaines et vous avez répondu présent.
Malgré la sursollicitation, les imprévus et le manque de visibilité, vous avez déployé toute votre énergie afin de prendre soin des collaborateurs tout en assurant au mieux la continuité de l’activité.
Pour tout cela, MERCI..
Voici la restitution de nos entretiens :
L’avant crise et la gestion des 2 confinements.
L’évolution de l’environnement de travail
La sortie de crise
Et après ?
L’AVANT CRISE ET LA GESTION DES 2 CONFINEMENTS
Le télétravail avant la crise
Bien que la majorité des entreprises participantes à l’enquête permettaient déjà à leurs équipes de travailler à distance avant la crise, la plupart indiquent que le télétravail était peu pratiqué ou encouragé en dehors de quelques cas particuliers. Il permettait surtout de répondre à des impératifs personnels exceptionnels ou à l’immobilisation du collaborateur par suite d’un accident par exemple.
La gestion du 1er confinement
Près de 2 entreprises sur 3 n’étaient pas prêtes à basculer en télétravail au moment du confinement. Parmi celles dont l’organisation n’a pas été chamboulée par le premier confinement, certaines avaient procédé à un test « grandeur nature » du full remote avant les annonces gouvernementales. Celles qui ont souffert de ce changement avaient soit une forte culture du présentiel et ont été contraintes de réorganiser le travail, soit du matériel et des équipements spécifiques rendant la production en distanciel difficile voire impossible. A noter que les entreprises dont quelques équipes travaillaient déjà depuis la province ou l’étranger se sont plus rapidement adaptées.
La gestion du 2ème confinement
Le deuxième confinement a été bien plus facile sur le plan logistique mais bien plus éprouvant psychologiquement pour les collaborateurs, d’où une tolérance sur le retour au présentiel. Un soutien psychologique en interne ou externe a été mis à disposition dans plus de 70% des entreprises.
Pour les RH, cette dernière année a été particulièrement déroutante, éprouvante voire épuisante. Et pourtant, elle a aussi été captivante, challengeante et prometteuse. Selon Claude – DRH chez Sony Music « En tant que fonction RH, nous sommes retournés à nos fondamentaux, à savoir ce que sont les véritables relations humaines. »
64% des entreprises se disent satisfaites de la performance de leurs équipes sur l’année passée.
Ceux qui feignent de travailler à distance sont peu nombreux, au contraire plusieurs entreprises ont observé une croissance de l’autonomie et une solidarité naturelle entre les collaborateurs. Toutefois, certains se sont retrouvés en situation de surcharge à cause d’un dérèglement du rythme quotidien.
La ponctualité est globalement mieux respectée sur Zoom ou Teams et l’écoute plus active. Cependant, enchaîner les visios peut être fatigant, chez l’une des entreprises interrogées, les réunions sont limitées à 25mn ou 55mn afin de laisser le temps de souffler entre 2 meetings.
69% des entreprises qui ont recruté considèrent que les onboardings se sont bien déroulés.
Pour les entreprises dont les équipes ont continué à croître, il a fallu digitaliser entièrement le parcours des nouveaux arrivants. Le programme a été revu et les étapes réadaptées. Néanmoins, cela n’a pas eu trop de conséquences néfastes, les « onboardés » ont bien sûr regretté de ne pas rencontrer physiquement leurs collègues mais ont reconnu avoir été tout de même bien pris en charge, et saluent les efforts qui ont été faits pour faciliter leur intégration malgré la crise.
78% des entreprises ont accompagné leurs managers dans l’exercice de leur fonction à distance.
Le besoin de contrôle, souvent évoqué dans les médias, n’est pas forcément la cause principale des difficultés rencontrées par les managers. En effet, pour les managers peu expérimentés, il est tout simplement plus facile de voir leur équipe et de communiquer directement avec elle. Il peut également s’agir d’un manque de confiance en soi ou d’une remise en question de leur rôle ou de leur légitimité. Les managers n’ont pas forcément pour habitude d’échanger entre eux et les best practices ne sont donc pas toujours partagées.
83% des entreprises ont communiqué avec leurs équipes de façon (au moins) hebdomadaire.
Toutes les entreprises nous ont remonté l’importance de garder le lien avec les collaborateurs et de continuer à les impliquer dans la vie de leur société. Dans près de 1 cas sur 4, le dirigeant s’est exprimé directement auprès des équipes. Par exemple, chez Ibanfirst, des sessions d’échange avec le CEO ont été initiées durant les confinements. A chacune d’elles, le Président présente une personnalité externe qui vient témoigner de son expérience en télétravail, des incidences sur son métier et des solutions mises en place. Chez Chloé, durant 4 semaines, chaque salarié a été invité par le CEO à partager ses idées sur un sujet stratégique de la Maison (innovation, RSE…). Les meilleurs idées sont en cours de développement, d’autres ont alimenté la réflexion menée sur la transformation du groupe Richemont.
89% des entreprises ont transformé les évènements physiques en événements virtuels.
Bien entendu, le résultat n’est pas comparable et le taux de participation n’est pas toujours aussi important. Chez OVH, une baisse de 10-15% a été constatée. Pour Kévin, workplace et events manager chez Heetch : « Plus une entreprise est décentralisée et compte d’équipes réparties géographiquement, plus les évènements présentiels sont un socle commun incontournable si l’on veut créer de l’engagement. »
L’EVOLUTION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le dimensionnement immobilier
En immobilier, les décisions vont dans le sens de la rationalisation. Des déménagements ont été avortés au profit de l’adoption du flex office. La suppression du poste nominatif, instaurée parfois dans l’urgence pour respecter la jauge des 4m² par personne, a fini par devenir la norme dans plusieurs sociétés. Très peu d’entre elles ont fait une étude spécifique sur le taux de flex office idéal ou les implications de ce dernier, la plupart attendent d’avoir une date approximative de retour des équipes sur site pour la prévoir. Concernant les entreprises qui ont gagné en surface pendant la crise, il s’agit principalement de projets amorcés avant celle-ci.
La transformation des locaux
Sur le plan des travaux, trois tendances se dessinent. Pour les entreprises qui devaient s’agrandir et qui se sont ravisées en déployant le flex office par exemple, un réaménagement a été fait ou est en cours de réflexion afin de « tenir » quelques mois voire années supplémentaires. Pour celles qui ont diminué leur surface, une partie du montant des économies de loyers a été utilisée pour améliorer les conditions de travail, notamment au niveau des espaces et des services. Pour d’autres, l’heure est aux économies, quelques interventions mineures sont certes nécessaires pour se conformer aux normes sanitaires mais les dépenses sont minimisées.
71% des entreprises ont contribué à équiper leurs collaborateurs pour mieux télétravailler.
Certaines entreprises mettent à disposition du mobilier et du matériel IT pour que le salarié puisse conserver les conditions ergonomiques dont il bénéficie au bureau, c’est le cas de Teads ou de Getaround. D’autres subventionnent l’achat d’équipements et/ou accordent une allocation forfaitaire mensuelle pour les frais courants liés au télétravail, comme Launchmetrics et Club Identicar.
Les principales causes de retour sur site
45% des entreprises nous ont confié avoir assisté à un phénomène de scission depuis le deuxième confinement entre ceux qui sont parfaitement à l’aise avec le travail distanciel, et ceux qui demandent à revenir dans les locaux. Cette différence s’explique en partie par la nature des activités. En effet, les développeurs et designers sont plutôt satisfaits de travailler depuis leur domicile tandis que les équipes Sales ou Customer ont davantage besoin de l’émulation et de l’entraide qui caractérisent une configuration de « meute ».
Le nouveau rôle du bureau
Le travail d’équipe, les occasions de célébration et d’échanges informelles sont largement plébiscités.
Pour les RH, le design, le soin accordé au site et les services qui y sont proposés restent un atout de recrutement, spécialement dans le milieu de la tech où sévit une guerre des talents. L’attractivité passe entre autres par de belles photos de l’environnement de travail postées sur les réseaux.
Les caractéristiques attendues de l’environnement de travail
La flexibilité revêt ici plusieurs aspects : un même local doit pouvoir servir à tout heure de la journée afin d’optimiser la consommation des surfaces louées ; les espaces doivent demeurer modulables pour des situations exceptionnelles comme la tenue d’évènements (lorsque cela sera de nouveau possible…) ; les plateaux doivent s’ajuster à la fluctuation des effectifs, surtout en période de crise.
L’environnement de travail est également révélateur de la RSE. La pandémie a exalté la conscience écologique et les entreprises cherchent une résonance spatiale à leur démarche responsable.
L’importance de l’environnement de travail dans la culture d’entreprise
(sur une échelle de 1 à 5)
Parmi les entreprises qui placent le curseur au-delà de 4, nous trouvons celles qui accueillent régulièrement des externes. Il est important pour elles de transmettre leur culture aux invités à travers leur découverte des locaux. Il y a aussi celles dont les collaborateurs ont noué un lien particulier avec leur bureau car il est le siège de l’histoire de la marque, d’évènements marquants de la vie de leur société, et de souvenirs qu’ils affectionnent. Il est à noter que l’environnement de travail ne se résume pas aux étages loués, beaucoup d’entreprises y incluent les lieux de rencontre à proximité et notamment le fameux « café d’en bas ».
58% des entreprises sont pourvues ou ont créé un groupe de travail spécifiquement dédié aux sujets workplace.
Ce groupe est constitué, dans une majorité des cas, de collaborateurs volontaires, et peut être un format élargi du CSE. Les réflexions et recommandations du groupe sont ensuite partagées avec les équipes workplace et RH. Depuis l’année dernière, ces collectifs ont été particulièrement actifs et sollicités, il est fort probable que ceux qui ont émergé pendant la pandémie ne disparaissent pas une fois la crise passée.
LA SORTIE DE CRISE
La répartition du télétravail dans la semaine après la crise
17% des entreprises ayant répondu n’ont pas l’intention de changer leur politique en matière de télétravail car elles étaient déjà en avance sur ce sujet et la situation sanitaire n’exige pas une révision de leur charte. Une seule entreprise, OpenClassrooms, nous a indiqué que le full remote était désormais possible pour tous, sur la base du volontariat.
Vous êtes nombreux à estimer que le taux de télétravail est corrélé aux spécificités métiers ou aux phases d’un projet. Plus de la moitié des entreprises souhaitent que les collaborateurs reviennent sur site sur exigence de la part du manager pour des raisons d’impératifs business. 3 entreprise sur 5 mettent en place une journée de présentiel par semaine obligatoire par équipe ou pour tous.
L’adoption du flex office
Même si certaines entreprises comme Oui.sncf pratiquaient déjà le flex office avant la crise, la notion de territoire d’équipe subsiste afin de conserver une échelle raisonnable pour le desk sharing. Le taux de flex office étant lié au taux de télétravail, plusieurs entreprises prévoient de préserver des postes attribués pour les salariés qui viendraient fréquemment sur site (4 à 5 fois par semaine), c’est le cas de Aircall. Pour Spendesk ou Partoo qui envisagent un déploiement du flex office, celui-ci constitue non seulement une réponse à la croissance des effectifs sur un site donné mais également une manière de travailler qui favorise les synergies.
La principale crainte qui nous est remontée vis-à-vis du flex office est celle d’espaces impersonnels, fonctionnels mais froids. Chez Sendinblue, le choix a été de ne pas promouvoir le desk sharing pour continuer à permettre aux collaborateurs de personnaliser et d’investir pleinement leur espace de travail individuel. Selon Mary-Jude, Workplace & FM Manager chez Deezer, le flex office pourrait ne pas convenir au fonctionnement de toutes les équipes. Pour Eric, Workplaces Services Director chez Tereos, la perte du poste attitré pousse à imaginer une nouvelle expérience entre le moment où le collaborateur entre dans les locaux et le moment où il commence à travailler ; cette expérience ne peut pas se résumer à la mise en place de casiers.
36% des entreprises ont ou vont accepter que certains collaborateurs quittent la région parisienne.
Les demandes ne sont pas encore très fréquentes mais l’envie de s’installer ailleurs est bien présente. Si bien que pour retenir les talents, les entreprises autorisent les départs avec un retour au Siège hebdomadaire ou mensuel. En termes de profils, ce sont surtout des seniors ou des managers de 30 ans et plus, qui aspirent à une vie familiale plus équilibrée, loin du stress parisien.
42% des entreprises envisagent de recruter davantage en province ou à l’étranger.
L’essor du télétravail a libéré les frontières régionales et nationales du recrutement. Des entreprises telles que Boursorama ou Hivency projettent d’intégrer davantage de collaborateurs en dehors de la région parisienne tout en leur offrant la possibilité de venir régulièrement au siège francilien afin de maintenir le lien.
Pour certains postes, les candidats parisiens d’affluent pas, le turn-over est important, par conséquent l’élargissement du périmètre de chasse devient une solution.
55% des entreprises estiment qu’un effort de « reconnexion » avec les salariés sera nécessaire.
La perspective d’une baisse d’engagement est redoutée par près de 1 entreprise sur 2. La motivation individuelle et l’esprit d’équipe n’ont pas disparu mais un coup de boost serait bienvenu pour réaffirmer la cohésion et rassurer par rapport aux perspectives. La crise a provoqué quelques clivages, entre les anciens et les nouveaux arrivants, ceux qui ont une grande maison et ceux qui vivent dans un petit appartement, ceux qui maîtrisent les outils digitaux et les autres… Il conviendra de rassembler les troupes en consolidant les points de convergence.
Chez Criteo, des campagnes FeelGood mettent en avant les « Criteos » hors contexte professionnel. Ils y témoignent de leurs convictions personnelles et y partagent leurs passions, créant ainsi des communautés d’intérêts. Chez Contentsquare, une Culture Crew est chargée de veiller à offrir un environnement social épanouissant pour toutes les équipes, en animant divers ateliers où les collaborateurs expriment leurs talents cachés, en organisant des concours pour les enfants des salariés…
ET APRES ?
Quelques pistes de réflexion pour le moyen terme.
Mieux collaborer entre ceux qui se trouvent au bureau et ceux qui n’y sont pas.
Vous êtes plusieurs à nous faire part d’un constat : Lors d’une réunion ou d’un projet, si tous les collaborateurs sont à distance, ça marche, de même s’ils sont tous sur site. En revanche, lorsqu’une partie est en présentiel et l’autre en distanciel, les échanges sont moins fluides et tout le monde n’a pas le même niveau d’information. Entre les problèmes techniques des visios, les discussions d’avant et après meetings auxquelles tout le monde n’assiste pas, le langage corporel que perçoivent les uns mais pas les autres, le mécanisme n’est pas encore tout à fait rodé.
Attention à l’intoxication numérique
Les réunions Zoom ou Teams à répétition ont pu entraîner des maux de tête et une fatigue oculaire inhabituels. Pour Joris, HR manager chez Famoco : « Il faudra être vigilant quant à la surconsommation d’outils collaboratifs digitaux. On doit s’assurer de bien les utiliser sans qu’ils ne génèrent inutilement du stress. »
Une nouvelle approche de l’immobilier
Le salarié devient de plus en plus nomade, il veut avoir le choix de son lieu de travail. D’après Julien, Directeur Immobilier chez Up Coop, le Siège Social seul ne suffit plus à satisfaire ce besoin de liberté, il est nécessaire d’y répondre par un « mix immobilier » regroupant des centres de coworking, des espaces dédiés dans des hôtels, d’autres tiers-lieux… Ainsi, le Siège pourrait être redimensionné au profit de cette palette de réponses immobilières.
De nouveaux services à imaginer
Pour 1 entreprise sur 4, les services disponibles dans les locaux ne suffisent plus ou ne sont plus aussi pertinents qu’avant la crise. Les budgets peuvent être réalloués au regard de nouveaux besoins, hors les murs. Si par exemple une entreprise offre le café à ses collaborateurs, la consommation serait susceptible de baisser (à iso effectif) et les économies engendrées pourraient servir à offrir des bons de réduction auprès d’un service de livraison de repas, utilisables quel que soit son lieu de travail.
N’hésitez pas à partager cet article! J’espère que vous avez eu autant de plaisir à le lire que j’en ai eu à l’écrire.
Hélène – Fondatrice de Deevo.
1000 mercis à …
… ainsi qu’à tous ceux qui ont souhaité garder l’anonymat.
