Votre activité se développe rapidement, vous recrutez régulièrement et votre environnement doit s’adapter pour intégrer de nouveaux arrivants. Comment veiller à ne pas dégrader les conditions de travail et à préserver une logique spatiale malgré les réaménagements successifs ?
De l’immobilier au mobilier.
Lorsque l’on connaît une forte montée des effectifs, on n’est pas constamment vigilant quant à la compatibilité entre le nombre de collaborateurs et la capacité d’accueil de notre site. Or, le nombre d’occupants simultané d’un étage et/ou d’un immeuble est plafonné pour des raisons de sécurité incendie ou de code du travail. En cas d’alerte liée à un départ de feu, un effectif supérieur au capacitaire indiqué dans votre bail représente un risque pour l’évacuation de toutes les personnes présentes; par ailleurs le code du travail prévoit un WC pour 10 collaborateurs dans un souci de confort.
Vos bureaux ne sont pas extensibles, la modularité des espaces est importante afin que l’entreprise puisse assurer sa croissance. Certains éléments techniques, plus précisément les réseaux, « fixent » les aménagements : La plomberie dans une cafétéria, la climatisation d’une grande salle de réunion, le câblage électrique dans un local informatique… Il est donc préférable – lorsque vous emménagez dans un nouveau bâtiment – de bien positionner les locaux exigeant des installations techniques particulières car ils seront plus difficiles à déplacer que des espaces uniquement équipés de mobilier comme les open spaces. Si vous êtes voués à déplacer fréquemment du mobilier, choisissez des pièces solides et durables, fournies et garanties par des professionnels du secteur tertiaire.
En termes de ratio m²/personne, obtenu en divisant votre surface locative par le nombre d’occupants de votre site, voici quelques repères : <11m²/p : vous vous exposez à une surdensité; entre 12m²/p et 15m²/p, vous êtes dans la moyenne basse; entre 16m²/p et 19m²/p, vous êtes correctement dimensionné; entre 20m²/p et 23m²/p, vous êtes dans la moyenne haute.
Le recours au flex office.
Avoir moins de postes que de collaborateurs apparaît comme une solution simple face à la croissance. Toutefois, le flex office ou desk sharing « bricolé » dans l’urgence présente quelques dangers. En effet, si le nombre de bureaux est trop faible par rapport à l’effectif, si les spécificités métiers ne sont pas pris en compte ou si l’expérience collaborateur n’est pas repensé au-delà du flex office, les équipes risquent de perdre leurs repères et le travail peut s’en trouver désorganisé ou moins efficace.
Toutes les entreprises n’ont pas la même facilité de déploiement du desk sharing, certaines vont l’adopter de manière intuitive car leur population est déjà majoritairement nomade, d’autres auront besoin d’un accompagnement afin que ce mode de travail ne soit pas uniquement dicté par des impératifs immobiliers mais qu’il devienne une opportunité d’exploiter l’intelligence collective.
Préserver la culture d’entreprise grâce aux bureaux.
Malgré l’essor du télétravail, les bureaux demeurent un lieu de convergence.
En phase de forte expansion, l’intégration des nouveaux arrivants se fait souvent rapidement et le présentiel la facilite. Lors de l’onboarding, la visite des locaux joue un rôle clé pour le collaborateur dans sa perception de l’entreprise qu’il rejoint. Un office branding soigné traduit la personnalité de celle-ci et l’offre de services mis en place révèle ses engagements.
Les échanges informels sont indispensables à la diffusion de la culture, disposer d’une diversité de zones collaboratives permet de les encourager. Les évènements internes consolident cette culture, certains se déroulent dans les locaux et nécessitent que l’espace soit suffisamment flexible pour accueillir ces moments de convivialité et de célébration.
L’immobilier est généralement considéré comme un frein au développement car non-extensible. Néanmoins, il existe des solutions qui offrent un minimum d’agilité dans les aménagements à condition d’anticiper l’augmentation des effectifs à l’aide de simulations en plan. Il est important que la fonction fédératrice des bureaux ne soit pas négligée au profit des aspects pragmatiques à mesure de la croissance de l’entreprise.
